نکات مهم و طلایی ممیزی ایزو و چک لیست ممیزی ایزو توسط ممیزان خارجی
«با چک لیست ممیزی ایزو میتوانید سازمان خود را به روز نگه دارید .آیا سیستم ممیزی شما توان شناسایی ۰.۲۳% خطاهای پنهان در فرآیندهای حیاتی را دارد؟ کشف مکانیزم ممیزی پیشگویانه که شکاف‌های کیفیتی را ۶ ماه زودتر شناسایی می‌کند.»
«اگر فردا مشتری اصلی شما خواستار گزارش ممیزی فرآیندها شود، آیا حاضرید پرونده‌های ممیزی ۶ ماه گذشته را بدون استرس نمایش دهید؟»
نقشه‌راه ممیزی ایزو 9001 و چک لیست ممیزی ایزو
- آشنایی با الزامات ایزو 9001
– مطالعه استاندارد ایزو 9001:2015
– درک اصول و الزامات سیستم مدیریت کیفیت (QMS)
– شناسایی فرآیندها و نیازهای مشتری
-
تحلیل شکاف (Gap Analysis)
– ارزیابی وضعیت کنونی سیستم مدیریت کیفیت
– شناسایی نقاط ضعف و نواقص نسبت به الزامات ایزو 9001
– تهیه گزارشی از نتایج تحلیل شکاف
- برنامه‌ریزی و توسعه سیستم مدیریت کیفیت
– ایجاد سیاست و هدف‌های کیفیت
– طراحی و مستندسازی فرآیندها و رویه‌ها
– تعیین مسئولیت‌ها و اختیارات
- اجرا و پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت
– آموزش کارکنان در مورد الزامات ایزو 9001 و سیستم مدیریت کیفیت
– پیاده‌سازی رویه‌ها و فرآیندهای مستند شده
– جمع آوری داده‌ها و سوابق مربوط به عملکرد کیفیت
-
نظارت و ارزیابی عملکرد بابت چک لیست ممیزی ایزو
– برگزاری ممیزی داخلی برای ارزیابی کارایی سیستم
– شناسایی و مستندسازی انحرافات و نقاط قابل بهبود
– انجام اقدام‌های اصلاحی و پیشگیرانه
- مرور مدیریت (Management Review)
– برگزاری جلسات مرور مدیریت برای ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت
– بررسی داده‌های مرتبط با کیفیت، شکایات مشتری، و نتایج ممیزی
– تعیین اقدامات بهبود آینده
- آماده‌سازی برای ممیزی خارجی
– انتخاب یک نهاد صدور گواهینامه معتبر
– آماده‌سازی مستندات و سوابق برای ممیزی
– انجام تمرینات شبیه‌سازی ممیزی
-
برگزاری ممیزی خارجی قبل از فرآیند چک لیست ممیزی ایزو
– همکاری با ممیزان در طول فرایند ممیزی
– ارائه اطلاعات و مستندات مورد نیاز به ممیزان
– نظم‌دهی و پاسخگویی به سوالات
- پیگیری نتایج ممیزی و صدور گواهینامه
– بررسی گزارش ممیزی و شناسایی نقاط بهبود
– انجام اقدام‌های اصلاحی در صورت نیاز
– دریافت گواهینامه ایزو 9001 معتبر مورد تایید سازمان جهانی ایزو پس از گذراندن ممیزی
- بهبود مستمر
– پیگیری و نظارت بر کارایی سیستم مدیریت کیفیت
– شناسایی فرصت‌های بهبود و بازنگری و اصلاح فرآیندها
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
– توجه داشته باشید که موفقیت در پیاده‌سازی ایزو 9001 نیاز به تعهد مدیریت و همکاری تمامی کارکنان دارد.
– ارتباط با مشاورین متخصص در این زمینه می‌تواند به تسریع فرایند کمک کند.
آشنایی با الزامات ایزو 9001 در چک لیست ممیزی ایزو
آشنایی با الزامات ایزو 9001 یک مرحله بسیار مهم در پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) است. در این مرحله، هدف اطمینان از درک کامل استاندارد ایزو 9001 و الزامات آن است، تا با توجه به آن، سازمان بتواند سیستم مدیریت کیفیت مناسبی را طراحی و پیاده‌سازی کند. در زیر به توضیحات بیشتری در این زمینه می‌پردازیم:
- مطالعه استاندارد ایزو 9001:2015
– دسترس‌پذیری: بهترین روش این است که متن اصلی استاندارد ایزو 9001:2015 را دریافت کرده و به دقت مطالعه کنید.
– فصول مختلف: استاندارد شامل 10 بخش اصلی است که شامل مقدمه، مفاهیم و الزامات مدیریت کیفیت و همچنین ملزومات خاص برای پیاده‌سازی است. برخی از بخش‌های کلیدی عبارتند از:
-1: دامنه و هدف
– 2: ارجاعات الزامی
– 3: واژگان
– 4: زمینه سازمان
– 5: رهبری
– 6: برنامه‌ریزی
– 7: پشتیبانی
– 8: عملیات
– 9: ارزیابی عملکرد
– 10: بهبود
-
درک اصول و الزامات سیستم مدیریت کیفیت
– اصول مدیریت کیفیت: ایزو 9001 بر اساس هفت اصل کلیدی تنظیم شده است:
- تمرکز بر مشتری: توجه به نیازها و انتظارات مشتری به عنوان اولویت اول
- رهبری: فراهم کردن شرایطی که افراد در یک سازمان بتوانند در راستای اهداف مشترک کار کنند.
- مشارکت کارکنان: توانمندسازی و مشارکت کارکنان یک عامل کلیدی در بهبود است.
- رویکرد فرآیندی: مدیریت فرآیندها به منظور دستیابی به نتایج مطلوب
- بهبود مستمر: تلاش مستمر برای بهبود عملکرد
- تصمیم‌گیری مبتنی بر شواهد: تصمیم‌گیری بر مبنای تجزیه و تحلیل داده‌ها و اطلاعات
- روابط دوجانبه با ذینفعان: مدیریت روابط با تامین‌کنندگان به منظور ایجاد ارزشی مشترک.
- شناسایی فرآیندها و نیازهای مشتری
– شناسایی و مستندسازی نیازهای مشتریان و ذینفعان از اهمیت بالایی برخوردار است.
– تعیین فرآیندهای کلیدی که به تحقق نیازهای مشتری کمک می‌کنند.
– تحلیل ریسک‌ها و فرصت‌ها در فرآیندها به منظور مدیریت بهتر کیفیت.
-
آموزش و کارگاه‌های آموزشی
– برگزاری دوره‌های آموزشی برای کارکنان کلیدی و مدیریت درباره الزامات و اصول ایزو 9001.
– استفاده از کارگاه‌های عملی برای تسهیل درک اصول و فعالیت‌های مرتبط با ایزو 9001.
- مستندسازی و ثبت اطلاعات
– ایجاد مستندات اولیه که شامل سیاست کیفیت، رویه‌ها و دستورالعملها باشد.
– جمع‌آوری و ثبت اطلاعات مربوط به کیفیت و اطلاعات عملکرد جهت تجزیه و تحلیل‌های بعدی.
- تحلیل و تقویت درک
– بررسی و تحلیل الزامات به صورت گروهی یا تیمی تا اطمینان حاصل شود که تمامی اعضای سازمان درک درستی از مفاهیم و الزامات ایزو 9001 دارند.
– این تحلیل کمک می‌کند تا نقاط ضعف و فرصت‌های بهبود در فرآیندها شناسایی شوند.
آشنایی با الزامات ایزو 9001 یک مرحله کلیدی در راه‌اندازی یک سیستم موفق مدیریت کیفیت است. این درک به سازمان کمک می‌کند تا بتواند بر اساس الزامات استاندارد عمل کند و به بهبود مستمر دست یابد.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
تحلیل شکاف (Gap Analysis) در چک لیست ممیزی ایزو 9001
یک ابزار مهم است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا تفاوت‌ها و نواقص بین وضعیت کنونی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) خود و الزامات استاندارد ایزو 9001 را شناسایی کنند. این تحلیل در مراحل آماده‌سازی برای پیاده‌سازی یا بهبود سیستم‌های مدیریت کیفیت بسیار کاربردی است. در ادامه، مراحل و نکات کلیدی مرتبط با تحلیل شکاف را بررسی می‌کنیم:
- تعریف تحلیل شکاف
تحلیل شکاف به فرایند شناسایی و ارزیابی تفاوت‌های بین آنچه که هست (وضعیت فعلی) و آنچه که باید باشد (الزامات ایزو 9001) اطلاق میشود. این تحلیل به سازمان کمک می‌کند تا نواقص، نقاط قوت و فرصت‌های بهبود را شناسایی کند.
-
مراحل تحلیل شکاف
مرحله 1: تعیین الزامات ایزو 9001
– الزامات استاندارد ایزو 9001:2015 را شناسایی و مستند کنید. این الزامات شامل اصول و فرایندهای کلیدی مانند رهبری، برنامه‌ریزی، پشتیبانی، عملیات، ارزیابی عملکرد و بهبود است.
مرحله 2: ارزیابی وضعیت کنونی
– وضعیت فعلی سیستم مدیریت کیفیت سازمان را ارزیابی کنید. این ارزیابی باید شامل مستندات موجود، فرآیندها، رویه‌ها و عملکرد سازمان باشد.
مرحله 3: شناسایی شکاف‌ها
– شکاف‌ها را بین وضعیت کنونی و الزامات استاندارد شناسایی کنید. به عنوان مثال، اگر سازمان دارای رویه‌های مستند نشده باشد و ایزو 9001 نیاز به مستندسازی فرآیندها دارد، این یک شکاف محسوب میشود.
مرحله 4: تجزیه و تحلیل داده‌ها
– داده‌های شناسایی‌شده را تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص کنید که چه اقداماتی برای پر کردن این شکاف‌ها و بهبود کیفیت لازم است. به این منظور میتوانید از ابزارهایی مانند نمودارهای SWOT (نقاط قوت، ضعف، فرصت‌ها و تهدیدها) استفاده کنید.
مرحله 5: توسعه برنامه اقدام
– برای هر شکاف شناسایی‌شده یک برنامه اقدام ایجاد کنید. این برنامه باید شامل مراحل لازم برای پر کردن شکاف‌ها، زمان‌بندی، مسئولیت‌ها و منابع مورد نیاز باشد.
مرحله 6: پیاده‌سازی و نظارت
– برنامه‌های عمل را پیاده‌سازی کنید و بر پیشرفت و نتایج آن نظارت داشته باشید. بررسی کنید که آیا شکاف‌ها به درستی پر شده‌اند یا خیر.
-
فواید تحلیل شکاف
– شناسایی نواقص: شناسایی مسائلی که نیاز به بهبود دارند.
– برنامه‌ریزی بهتر: امکان برنامه‌ریزی دقیق‌تری برای پیاده‌سازی و نگهداری سیستم مدیریت کیفیت فراهم می‌کند.
– تسهیل در پیاده‌سازی: فرایند پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت را تسهیل و ساده‌تر می‌کند.
– مدیریت ریسک: نقاط ضعف را شناسایی کرده و بر مبنای آن اقداماتی برای مدیریت ریسک اتخاذ کنید.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
تحلیل شکاف یک ابزار کلیدی برای تطبیق سیستم مدیریت کیفیت با الزامات ایزو 9001 است. این تحلیل می‌تواند نقاط قوت و ضعف سازمان را شناسایی کرده و به بهبود مستمر کمک کند. با انجام این تحلیل به طور منظم، سازمان می‌تواند از انطباق با الزامات ایزو اطمینان حاصل کرده و به رشد و موفقیت بیشتری دست یابد.
برنامه‌ریزی و توسعه سیستم مدیریت کیفیت در چک لیست ممیزی ایزو
برنامه‌ریزی و توسعه سیستم مدیریت کیفیت (Quality Management System – QMS) نیاز به یک رویکرد ساختاری و برنامه‌ریزی شده دارد. در ادامه مراحل اصلی برای شروع و توسعه یک سیستم مدیریت کیفیت را بیان می‌کنم:
- تعریف اهداف و دامنه کاربرد
– شناسایی اهداف: اهداف کیفی سازمان را مشخص کنید. این اهداف باید قابل اندازه‌گیری و مرتبط با نیازهای مشتری و پیشرفت سازمان باشند.
– دامنه کاربرد: تعیین کنید که سیستم مدیریت کیفیت شما برای کدام بخش‌ها یا محصولات سازمان پیاده‌سازی خواهد شد.
-
تحلیل موقعیت فعلی
– تحلیل شکاف (Gap Analysis): همانطور که پیشتر بحث شد، تحلیل شکاف بین وضعیت کنونی و الزامات استاندارد ایزو 9001 می‌تواند به شناسایی نقاط ضعف و نیازهای بهبود کمک کند.
– بررسی مستندات موجود: مستندات، رویه‌ها و فرایندهای فعلی را بررسی کنید و نقاط قوت و ضعفتان را شناسایی کنید.
- شناسایی الزامات و نیازهای مشتریان
– مطالعه نیازهای مشتریان: نیازها و انتظارات مشتریان را شناسایی کنید تا بتوانید بر اساس آنها اهداف کیفیت را تعیین کنید.
– الزامات قانونی و مقررات: مطمئن شوید که الزامات قانونی و مقررات مرتبط با صنعت شما را شناسایی کرده‌اید.
-
طراحی و توسعه رویه‌ها و فرآیندها
– فرایندهای کلیدی: فرایندهای کلیدی سازمان را شناسایی کنید و آنها را مستند کنید. این فرایندها ممکن است شامل تولید، خدمات، تأمین‌کنندگان و مشتریان باشد.
– توسعه مستندات: رویه‌های کاری، دستورالعملها و فرم‌ها را برای ثبت و مستندسازی فرآیندها و الزامات ایجاد کنید.
- تعیین مسئولیت‌ها و نقش‌ها
– تعریف نقش‌ها: نقش‌ها و مسئولیت‌های مرتبط با سیستم مدیریت کیفیت را مشخص کنید. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان از نقش خود آگاه هستند و می‌دانند که چگونه می‌توانند به اهداف کیفیت کمک کنند.
– آموزش: برنامه‌های آموزشی برای پرسنل طراحی کنید تا آنها را با سیستم مدیریت کیفیت و الزامات آن آشنا کنید.
-
پیاده‌سازی و اجرا
– گام‌های اجرایی: اقدام به پیاده‌سازی فرایندها و رویه‌هایی که طراحی کرده‌اید کنید. این ممکن است نیاز به تست و بررسی مداوم داشته باشد.
– نظارت و اندازه‌گیری: سیستم‌های نظارتی و کنترل کیفیت را برای ارزیابی عملکرد و تحقق اهداف کیفیت تعریف کنید.
- بازخورد و بهبود مستمر
– بازخورد: از تمامی ذینفعان، نظرات و بازخوردها را جمع‌آوری کنید. این شامل نظرات کارکنان، مشتریان و تأمین‌کنندگان است.
– بهبود مستمر: بر اساس بازخوردها و مشاهدات، به تجزیه و تحلیل داده‌ها بپردازید و اقداماتی را برای بهبود مستمر سیستم مدیریت کیفیت انجام دهید.
-
هدف‌گذاری برای ممیزی داخلی
– برنامه‌ریزی ممیزی داخلی: ممیزی‌های داخلی را برای ارزیابی انطباق با الزامات ایزو 9001 و شناسایی فرصت‌های بهبود طراحی کنید.
– تجزیه و تحلیل نتایج: نتایج ممیزی‌ها را بررسی کنید و اقداماتی را برای اصلاح و بهبود سیستم انجام دهید.
-
گرفتن گواهینامه ایزو 9001
– انتخاب مرجع گواهی‌دهنده: پس از اطمینان از انطباق کامل سیستم با الزامات ایزو 9001، مرجع گواهی‌دهنده مجاز را انتخاب کنید و برای انجام ممیزی گواهی‌دهی اقدام نمایید.
– آماده‌سازی برای ممیزی نهایی: تمامی مستندات و فرآیندها را برای ممیزی نهایی بررسی و آماده کنید. در این مرحله، مواردی که در ممیزی‌های داخلی شناسایی شده‌اند باید برطرف شده باشند.
- نگهداری و بازبینی دوره‌ای سیستم
– بررسی مداوم: سیستم مدیریت کیفیت باید به‌طور مرتب بازبینی و بررسی شود. این شامل ارزیابی مستمر عملکرد، اهداف و فرآیندها میشود.
– بهروزرسانی مستندات: در صورت نیاز، مستندات و رویه‌ها را بهروزرسانی کنید تا همواره با الزامات جدید و بهترین شیوه‌ها همخوانی داشته باشند.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
این مراحل پایه و اساسی برای طراحی، پیاده‌سازی و نگهداری یک سیستم مدیریت کیفیت مؤثر به شما می‌دهد. موفقیت در این زمینه نیازمند تعهد مدیریت، فرهنگ سازمانی قوی و شرکت فعال تمامی کارکنان است.
اجرا و پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) مرحله‌ای حیاتی در راه رسیدن به بهبود عملکرد سازمان و افزایش رضایت مشتری است. در این بخش، قدم‌های اجرایی را دقیق‌تر توضیح میدهیم و چک‌لیست‌های کنترلی که می‌تواند به شما در این فرایند کمک کند، ارائه میدهیم.
مراحل اجرایی و پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت در رابطه با چک لیست ممیزی ایزو
- آماده‌سازی و برنامه‌ریزی
– تشکیل تیم پیاده‌سازی: تیمی متشکل از افراد کلیدی از بخش‌های مختلف سازمان، شامل مدیران و کارکنان، برای پیاده‌سازی QMS تشکیل دهید.
– آموزش تیم: آموزش‌های مرتبط با مفاهیم سیستم مدیریت کیفیت، استانداردهای ایزو و بهترین شیوه‌ها برای اعضای تیم برگزار کنید.
-
طراحی فرآیندها و رویه‌ها
– مدلسازی فرآیندها: فرآیندها و رویه‌های کلیدی سازمان را شناسایی و ترسیم کنید. میتوانید از نمودارهای جریان (Flow Chart) استفاده کنید.
– مستندسازی: تمامی فرآیندها و رویه‌ها را مستند کنید. برای هر فرآیند، باید شامل موارد زیر باشد:
– هدف و دامنه فرآیند
– مراحل و فعالیت‌های فرآیند
– مسئولیت‌ها و نقش‌های هر فرد
– منابع مورد نیاز
– مستندات و سجلات مرتبط
-
پیاده‌سازی فرآیندها
– اجرا: پس از نهایی شدن مستندات، فرآیندها را در عمل اجرا کنید. اطمینان حاصل کنید که همه کارکنان از نحوه کار آگاهند.
– نظارت و بررسی اولیه: در این مرحله، نظارت بر اجرای فرآیندها را آغاز کنید تا اطمینان حاصل شود که همه چیز طبق برنامه پیش می‌رود.
- ایجاد سیستم‌های کنترل کیفیت
– تعریف معیارها و شاخص‌های عملکرد: برای هر فرآیند معیارهای کلیدی (KPI) تعیین کنید.
– کنترل و نظارت: سیستم‌های نظارتی لازم را برای جمع‌آوری داده‌ها و بررسی انطباق با معیارها پیاده‌سازی کنید.
-
جمع‌آوری بازخورد و تحلیل داده‌ها
– نظرسنجی از مشتریان: به صورت دوره‌ای نظرسنجی‌هایی از مشتریان انجام دهید تا شاهد انتظارات و نیازهای آنها باشید.
– تحلیل داده‌ها: داده‌های جمع‌آوری‌شده را تجزیه و تحلیل کنید تا نقاط قوت و فعالیت‌های نیازمند بهبود را شناسایی کنید.
- بهبود مستمر
– شناسایی فرصت‌ها برای بهبود: بر اساس تحلیل‌های انجام‌شده، فرصت‌های بهبود را شناسایی کنید.
– پیاده‌سازی تغییرات: تغییرات لازم را به اجرا بگذارید و دوباره فرآیندها را مورد بررسی قرار دهید.
چک‌لیست‌های کنترلی برای پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت
۱: چک‌لیست آماده‌سازی
– [ ] تشکیل تیم پیاده‌سازی
– [ ] تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها
– [ ] برگزاری جلسات آموزشی برای اعضای تیم
– [ ] تهیه مستندات و اطلاعات اولیه
چک‌لیست ۲: چک‌لیست طراحی و مستندسازی
– [ ] شناسایی فرآیندها و رویه‌های کلیدی
– [ ] ترسیم نمودارهای جریان برای هر فرآیند
– [ ] مستندسازی هدف و دامنه هر فرآیند
– [ ] تعیین منابع مورد نیاز برای هر فرآیند
– [ ] شناسایی مستندات و سجلات مرتبط
۳: چک‌لیست پیاده‌سازی
– [ ] اجرای فرآیندها طبق مستندات
– [ ] نظارت بر اجرای صحیح فرآیندها
– [ ] جمع‌آوری بازخورد از کارکنان در مورد فرآیندها
چک‌لیست ۴: چک‌لیست کنترل و نظارت
– [ ] تعریف معیارها و شاخص‌های عملکرد (KPI)
– [ ] انجام بازرسی‌های دوره‌ای بر روی فرآیندها
– [ ] ثبت نتایج بازرسی‌ها و داده‌های عملکرد
– [ ] بررسی انطباق با الزامات و رویه‌ها
۵: چک‌لیست بهبود مستمر
– [ ] تحلیل داده‌های جمع‌آوری‌شده برای شناسایی نقاط ضعف
– [ ] تعریف فرصت‌های بهبود
– [ ] پیاده‌سازی تغییرات لازم
– [ ] ارزیابی مجدد عملکرد پس از تغییرات
این چک‌لیست‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا در هر مرحله از پیاده‌سازی سیستم مدیریت کیفیت، مطمئن شوید که هیچ مرحله‌ای را از قلم نینداخته‌اید.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
نظارت و ارزیابی عملکرد در پیاده‌سازی استاندارد ISO 9001 از اهمیت بالایی برخوردار است. این فرایند به شما کمک می‌کند تا مطمئن شوید که سیستم مدیریت کیفیت به درستی پیاده‌سازی شده و اهداف تعیین‌شده محقق شده‌اند. ممیزی داخلی یکی از ابزارهای مؤثر برای ارزیابی عملکرد است. در ادامه به روش‌های نظارت و ارزیابی عملکرد و همچنین چک‌لیست کنترلی برای ممیزی داخلی اشاره می‌کنیم.
روش‌های نظارت و ارزیابی عملکرد ممیزی داخلی برای چک لیست کنترلی ممیزی ایزو
- برگزاری ممیزی‌های داخلی (Internal Audits):
– برگزاری ممیزی‌های دوره‌ای به شکل منظم برای بررسی انطباق سیستم مدیریت کیفیت با الزامات ISO 9001 و سیاست‌های شرکت.
– شناسایی نقاط قوت و ضعف و ارائه برنامه‌های بهبود.
- نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs):
– تعریف و اندازه‌گیری KPIهایی که مرتبط با اهداف کیفیت سازمان هستند.
– بررسی مداوم این شاخص‌ها و تحلیل داده‌ها برای شناسایی روندها و انحرافات.
-
بازخورد مشتری:
– جمع‌آوری و تحلیل نظرات و بازخوردهای مشتریان برای ارزیابی رضایت آنها از محصولات و خدمات.
- گزارش‌های عملکرد:
– تهیه گزارش‌های دوره‌ای از نتایج ممیزی‌های داخلی و نظارت بر KPIها و ارائه آنها به مدیریت.
- تحلیل نتایج:
– تحلیل داده‌های جمع‌آوری‌شده از ممیزی‌ها و KPIها برای شناسایی تهدیدها و فرصت‌های بهبود.
چک‌لیست کنترلی برای ممیزی داخلی ISO 9001
۱: بررسی انطباق با الزامات استاندارد
- [ ] آیا سازمان الزامات ISO 9001 را درک کرده و مستند کرده است؟
- [ ] آیا هدف‌های کیفیت مطابق با سیاست‌های کیفیت و استراتژی سازمان تعیین شده‌اند؟
- [ ] آیا مستندات کنترل شده و به‌روز هستند؟
- [ ] آیا فرایندها به درستی شناسایی و مستند شده‌اند؟
- [ ] آیا مسئولیت‌ها و نقش‌های کارکنان به طور واضح تعریف شده است؟
چک‌لیست ۲: ممیزی فرآیندها
- [ ] آیا فرآیندها مطابق با دستورالعمل‌های مستند شده اجرا می‌شوند؟
- [ ] آیا منابع مورد نیاز برای اجرای فرآیندها فراهم شده است؟
- [ ] آیا سیستم‌های کنترل کیفیت در هر مرحله از فرآیندها در حال اجرا هستند؟
- [ ] آیا سجلات مربوط به هر فرآیند به درستی ذخیره و نگهداری می‌شوند؟
- [ ] آیا اقدامات اصلاحی در قبال انحرافات و نواقص شناسایی شده انجام شده است؟
۳: بررسی شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)
- [ ] آیا KPIهای مرتبط با اهداف کیفیت تعیین شده‌اند؟
- [ ] آیا روندهای KPI به طور مستمر پایش می‌شوند؟
- [ ] آیا نتایج KPIها به مدیریت گزارش میشود؟
- [ ] آیا عوامل موثر بر KPIها شناسایی و مورد تحلیل قرار می‌گیرند؟
چک‌لیست ۴: بازخورد مشتری
- [ ] آیا سیستم جمع‌آوری نظرات و شکایات مشتریان وجود دارد؟
- [ ] آیا بازخوردها به طور ساختاری بررسی و تحلیل شده‌اند؟
- [ ] آیا اقدامات اصلاحی در قبال شکایات مشتریان انجام میشود؟
چک‌لیست ۵: تحلیل و بهبود
- [ ] آیا نتایج ممیزی‌ها و نظارت‌ها به طور دوره‌ای مورد بررسی قرار می‌گیرند؟
- [ ] آیا فرصت‌های بهبود شناسایی و پیگیری می‌شوند؟
- [ ] آیا نتایج اقدامات بهبود به سازمان اطلاع‌رسانی میشود؟
این چک‌لیست‌ها به شما کمک خواهند کرد تا مراحل ممیزی داخلی ISO 9001 را به طور سیستماتیک انجام دهید و انطباق با الزامات را بررسی کنید.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
به‌عنوان یک ممیزی ارشد در حوزه ISO 9001، بازنگری مدیریت (Management Review) یکی از جنبه‌های کلیدی است که باید به دقت بررسی شود. این مرور به‌عنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد سیستم مدیریت کیفیت و تحقق اهداف کیفیت سازمان عمل می‌کند. در ادامه، مراحل ممیزی مرور مدیریت را تشریح می‌کنم:
مراحل ممیزی بازنگری مدیریت
- بررسی مستندات مرتبط با چک لیست ممیزی ایزو
– سیاست کیفیت: مطمئن شوم که سیاست کیفیت سازمان به‌روز و مطابق با الزامات ISO 9001 است.
– دفترچه مرور مدیریت: بررسی گزارش‌های قبلی مرور مدیریت و اطمینان از وجود مستندات لازم.
– سندهای تائید شده: اطمینان از وجود مستندات مثل برنامه‌های عمل، صورتجلسه‌ها، و نتایج بررسی‌های قبلی.
-
مصاحبه با افراد ذی‌ربط:
– مدیران و اعضای تیم: با مدیران ارشد و افراد کلیدی که در این فرایند نقش دارند، مصاحبه کنم تا درک کاملی از روند مرور مدیریت کسب کنم.
– سنجش آگاهی: اطمینان از آگاهی و درک کارکنان از اهداف و نتایج مرور مدیریت.
- بررسی ورودی‌ها و خروجی‌های بازنگری مدیریت مرتبط با چک لیست ممیزی ایزو
– ورودی‌ها: بررسی ورودی‌های مرور مدیریت از جمله نتایج ممیزی‌ها، بازخورد مشتری، و عملکرد KPIها.
– خروجی‌ها: ارزیابی خروجی‌های مرور مدیریت، از جمله تصمیمات اتخاذ شده، اقدامات اصلاحی و بهبود، و برنامه‌های آینده.
-
تحلیل عملکرد سیستم مدیریت کیفیت:
– شاخص‌های کلیدی: بررسی KPIها و سنجش‌ها و ارزیابی اینکه آیا اهداف کیفیت در طول دوره بررسی محقق شده‌اند یا خیر.
– تجزیه و تحلیل تمایلات: بررسی روندها و تجزیه و تحلیل نتایج برای شناسایی نقاط قوت و ضعف.
- ارزیابی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه:
– پیگیری اقدامات قبلی: بررسی اینکه آیا اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه‌ای که در مرورهای قبلی توصیه شده‌اند به‌درستی اجرا شده‌اند یا خیر.
– اثر بخشی اقدامات: ارزیابی تأثیر این اقدامات بر عملکرد کل سیستم مدیریت کیفیت.
-
گزارش‌دهی در چک لیست ممیزی ایزو
– تهیه گزارش ممیزی: تهیه گزارشی که شامل یافته‌ها، نقاط قوت، و پیشنهادات برای بهبود باشد.
– ارائه به مدیریت: ارائه گزارش به مدیریت ارشد و دریافت بازخوردها و نظرات از آنها.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
ممیزی خارجی در چک لیست ممیزی ایزو مرکز نوین سرت
به عنوان ممیز ارشد ISO9001، اقدامات زیر را برای آماده سازی شرکت جهت ممیزی خارجی انجام میدهیم.
- بازبینی جامع سیستم مدیریت کیفیت (QMS):
[ ] تأیید تطابق مستندات (خط مشی، رویه ها، دستورالعملها) با الزامات ISO9001:2025
[ ] بررسی اثربخشی اقدامات اصلاحی/پیشگیرانه از آخرین ممیزی داخلی
[ ] اطمینان از بهروزرسانی تحلیل ریسک و فرصت‌ها (بند 6.1)
-
آماده سازی اسناد کلیدی در خصوص چک لیست ممیزی ایزو
چک لیست آماده سازی ممیزی خارجی ISO9001
چک لیست ممیزی خارجی ISO9001
بخش 1: الزامات عمومی (بند 4)
– [ ] تعیین محدوده سیستم مدیریت کیفیت
– [ ] شناسایی فرآیندهای کلیدی و تعاملات آنها
– [ ] وجود نقشه فرآیندهای سازمان
بخش 2: رهبری (بند 5)
– [ ] مستند سازی تعهد مدیریت ارشد
– [ ] تدوین خط مشی کیفیت با امضای مدیرعامل
– [ ] شواهد تخصیص مسئولیت‌ها و اختیارات
بخش 3: برنامه‌ریزی (بند 6)
– [ ] سوابق تحلیل SWOT سازمان
– [ ] فهرست به روز اهداف کیفیت با شاخص‌های اندازه‌گیری
– [ ] طرح اقدام برای ریسک‌های شناسایی‌شده
بخش 4: پشتیبانی (بند 7)
– [ ] لیست صلاحیت‌های پرسنل و سوابق آموزش
– [ ] کالیبراسیون تجهیزات اندازه‌گیری (گواهی‌های معتبر)
– [ ] مستندات زیرساخت و محیط کار
بخش 5: عملیات (بند 8)
– [ ] نمونه‌ای از طرحریزی فرآیندهای تولید/خدمات
– [ ] سوابق بازبینی الزامات مشتری
– [ ] گزارشات اعتبارسنجی فرآیندهای ویژه
بخش 6: ارزیابی عملکرد (بند 9)
– [ ] گزارش ممیزی داخلی 6 ماه اخیر
– [ ] نتایج پایش رضایت مشتری
– [ ] صورتجلسه آخرین بازنگری مدیریت
بخش 7: بهبود (بند 10)
– [ ] ثبت اقدامات اصلاحی با شواهد بستن حلقه
– [ ] مثال‌هایی از بهبود مستمر
– [ ] تحلیل روند شاخص‌های کلیدی عملکرد
- اقدامات عملیاتی ضروری:
برگزاری جلسه توجیهی برای کلیه پرسنل (آخرین تغییرات استاندارد)
شبیه‌سازی ممیزی (Mock Audit) در بخش‌های حساس
آماده‌سازی اتاق ممیزی با دسترسی به:
سوابق کیفیت 3 سال اخیر
فهرست کارکنان کلیدی
نقشه سایت و طرح اضطراری
- الزامات تکمیلی:
تأیید اعتبار گواهینامه‌های مرتبط (ISO14001، IATF16949 در صورت وجود)
بررسی تطابق با قوانین مرتبط (در صورت تغییرات قانونی اخیر)
آماده‌سازی گزارش عملکرد QMS در 12 ماه گذشته
توصیه: حداکثر 72 ساعت قبل از ممیزی، یک بازرسی غافلگیرانه در انبار و خط تولید انجام دهید تا از آمادگی واقعی سازمان اطمینان حاصل کنید.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
بهبود مستمر
به عنوان ممیز ارشد ISO9001، برای ارزیابی و بهبود موضوع بهبود مستمر در سازمان، از این راهکارها و روش‌ها استفاده میشود:
۱. روش ممیزی مبتنی بر فرآیند PDCA
– بررسی چرخه Plan-Do-Check-Act در سطح سازمان:
– تحلیل اثربخشی اقدامات بهبود در حل مشکلات ریشه‌ای (با استفاده از تکنیک 5Why یا نمودار Ishikawa)
– ارزیابی تطابق برنامه‌های بهبود با اهداف استراتژیک سازمان
– نمونه‌برداری از حداقل ۳ مورد اقدام اصلاحی اخیر و ردیابی حلقه کامل بهبود
۲. ارزیابی سیستماتیک شاخص‌های کلیدی (KPIs)
ماتریس ارزیابی بهبود مستمر
| شاخص | روش جمع‌آوری شواهد | معیار پذیرش |
|————————–|————————————–|————————–|
| نرخ بسته‌شدن اقدامات اصلاحی | بررسی سوابق CAPA در ۶ ماه گذشته | ≥۹۰% |
| کاهش هزینه‌های کیفیت | مقایسه گزارشات مالی فصلی | روند نزولی ≥۱۵% سالانه |
| بهبود زمان چرخه تولید | اندازه‌گیری نمونه‌ای در خط مونتاژ | کاهش ≥۱۰% در هر چرخه |
| افزایش مشارکت کارکنان | تحلیل سیستم پیشنهادات و جوایز | ≥۳ پیشنهاد/پرسنل در سال |
۳. تکنیک‌های پیشرفته ممیزی
– ممیزی فرایند کور (Blind Audit):
– شبیه‌سازی شرایط واقعی بدون اطلاع قبلی به بخش مورد نظر
– تمرکز بر واکنش سیستم به ناهنجاری‌های برنامه‌ریزی نشده
– نقشه‌برداری جریان ارزش (Value Stream Mapping):
– ترسیم نقشه فرآیند فعلی و شناسایی اتلاف‌ها (Muda)
– مقایسه با نقشه ایده‌آل بهبود یافته
۴. راهکارهای تحول سازمانی
– ایجاد حلقه‌های کیفیت:
– تشکیل تیم‌های بین‌وظیفه‌ای با مسئولیت بهبود فرآیندها
– پیاده‌سازی سیستم پیشنهادات با مکانیزم پاداش فوری
– معیارهای نوین ارزیابی:
ماتریس بلوغ بهبود مستمر
| سطح بلوغ | ویژگی‌ها | شاخص‌های قابل اندازه‌گیری |
|———-|———————————–|———————————–|
| سطح ۱ | بهبودهای واکنشی | ≤۲۰% اقدامات پیشگیرانه |
| سطح ۲ | بهبود سیستماتیک | وجود فرآیند رسمی FMEA |
| سطح ۳ | بهبود پیش‌بینانه | استفاده از تحلیل پیشگویانه (AI) |
| سطح ۴ | بهبود تحول‌آفرین | ثبت اختراعات ناشی از بهبودها |
۵. ابزارهای دیجیتال پایش بهبود
– پیاده‌سازی سیستم‌های مانیتورینگ Real-time:
– داشبوردهای مدیریتی با قابلیت نمایش:
– روند شاخص‌های کلیدی بهبود
– نقشه حرارتی ریسک‌های سازمانی
– تحلیل مقایسه‌ای با بنچمارک صنعت
توصیه کلیدی در خصوص چک لیست ممیزی ایزو :
از تکنیک “ممیزی سه بعدی” استفاده کنید:
۱. بعد فنی: تطابق با الزامات استاندارد
۲. رفتاری: بررسی فرهنگ سازمانی در پذیرش تغییرات
۳. استراتژیک: همسویی بهبودها با چشم‌انداز سازمان
نکته حرفه‌ای: در سازمان‌های با بلوغ بالا، بهبود مستمر باید حداقل ۳۰٪ از اهداف عملکردی پرسنل را تشکیل دهد و در سیستم ارزیابی عملکرد ادغام شود.
مشاوره دریافت گواهینامه ایزو از برندهای اصلی و معتبر را میتوانید از مرکز نوین سرت درخواست نمایید. فقط کافیست با مشاوران مرکز نوین سرت تماس حاصل نمایید. ۰۲۱-۴۴۸۲۹۱۳۳ ۰۲۱-۴۴۸۲۹۵۳۱
10 نکته طلایی و مهم
یک ممیز حرفه‌ای ISO9001، درخصوص چک لیست ممیزی ایزو ، این ۱۰ نکته کلیدی را با اولویت بررسی می نماید:
- تعهد واقعی مدیریت ارشد (بند 5.1)
– بررسی حضور فعال مدیرعامل در جلسات بازنگری مدیریت
– تخصیص بودجه مشخص برای بهبود QMS در صورتجلسات هیئت مدیره
- تحلیل ریسک‌های سازمانی (بند 6.1)
– وجود ماتریس ریسک به‌روز با شاخص‌های کمی
– نمونه‌برداری از ۳ اقدام پیشگیرانه اجراشده در ۶ ماه اخیر
- صلاحیت پرسنل (بند 7.2)
– تطابق سوابق آموزشی با ماتریس شایستگی
– ارزیابی عملکرد مربیان داخلی با بررسی گزارشات آموزش
-
کنترل اسناد (بند 7.5)
– وجود سیستم نسخه‌بندی الکترونیک با تاریخ انقضا
– بررسی ۵ سند تصادفی برای تطابق با فرمت کنترل شده
- اعتبارسنجی فرآیندهای ویژه (بند 8.5)
– مستندات VALIDATION برای فرآیندهای با خروجی غیرقابل اندازه‌گیری
– شواهد کالیبراسیون تجهیزات بحرانی
- ردیابی محصول (بند 8.5.2)
– آزمایش سیستم با ردیابی یک محصول از مواد اولیه تا مشتری
– بررسی زمان بازیابی اطلاعات در شرایط شبیه‌سازی شده
-
ارزیابی تامین‌کنندگان (بند 8.4)
– تحلیل عملکرد ۳ تامین‌کننده برتر با معیارهای کمی
– وجود مکانیزم حذف/جایگزینی تامین‌کنندگان نامناسب
- مدیریت عدم انطباق (بند 10.2)
– زمان متوسط بسته‌شدن CARها (باید ≤۳۰ روز)
– اثربخشی اقدامات اصلاحی با بررسی نرخ تکرار مشکلات
- شاخص‌های عملکرد کلیدی (بند 9.1)
– وجود داشبورد مدیریتی با حداقل ۵ شاخص LEADING
– تحلیل روند ۱۲ ماهه شاخص‌های کیفیت
- یکپارچگی QMS با فرآیندهای کسب‌وکار
– مصاحبه با سرپرستان تولید درباره کاربرد واقعی رویه‌ها
– بررسی همسویی اهداف کیفیت با برنامه استراتژیک سازمان
نکته حرفه‌ای: در سازمان‌های با بلوغ بالا، ۲۰% زمان ممیزی را به بررسی “سکوت‌های سازمانی” اختصاص داده میشود – فاصله بین اسناد رسمی و نحوه اجرای واقعی فرآیندها. این کار با مصاحبه‌های بدون ساختار با اپراتورها و مشاهده میدانی انجام میشود.
خواندن مقالات زیر برای درک بهتر استانداردها به شما پیشنهاد میشود:
