IMS استاندارد سیستم مدیریت یکپارچه

امروزه سازمان‌ها باید خود را با انجام عملیات‌های کاری برای رسیدگی به انتظارات بازار و مردم تطبیق دهند.مانند دریافت گواهینامه سیستم مدیریت ims

برای پاسخ به این انتظارات، سازمان‌ها یک مجموعه رسمی از فرایندها و عناصر متقابل ایجاد کرده‌اند که سازمان را قادر می‌سازد تا به اهداف خود دست یابند و به آن «سیستم مدیریتی» گفته می‌شود. سیستم‌های مدیریت به طور معمول براساس استانداردهای سیستم مدیریت شناخته‌ بین‌المللی میباشد که توسط سازمان بین‌المللی استانداردسازی (ISO) معرفی گردید .
در حال حاضر پیاده‌سازی و اجرای سیستم مدیریت IMS برای مدیریت بهتر کیفیت بهتر اولویت بسیاری از سازمان‌ها تبدیل است . سازمان های بسیاری هستند که با ترکیب انواع ایزو ها مثل ISO 9001، ISO 14001 و سیستم مدیریت HSE و بهداشت شغلی OHSAS 18001 رونق بیشتری به کسب و کار خود بخشیده اند و خدمات ارزنده تری به مشتریان ارائه می دهند.
در این محیط رقابتی , فشار فزاینده و نیازهای مشتریان یا ذینفعان داشتن گواهینامه IMS را برای سازمان ها امری ضروری به حساب می آید.
در این مطلب میخواهیم به فواید یکپارچه‌سازی سیستم های مدیریتی و اجزای سیستم مدیریت یکپارچه بپردازیم. اما قبل از آن بهتر است اصلا بدانید خود سیستم مدیریت یکپارچه چی هست….

گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به عنوان سیستمی شناخته می شود که اجزای کسب و کار را در یک سیستم باهم ادغام می کند. یک سازمان باید برای به اشتراک گذاشتن ابزارها، متدولوژی ها و مدیریت سیستماتیک حوزه های مختلف و تحقق استانداردها یا مدل های مختلف حاکم بر سیستم های مدیریتی اقدام به دریافت مدرک IMS خود کند.

فواید سیستم مدیریت یکپارچه

• تمرکز بیشتر بر کسب و کار

IMS کسب و کار یک سازمان را رونق می بخشد چرا که این سیستم متمرکز بر فعالیت های سازمان، بهبود و تقویت ارتباطات بین کیفیت، سلامت کارکنان و ایمنی میباشد.

• مدیریت ریسک در کسب و کار

ادغام دو یا چند سیستم مدیریتی در یک IMS سبب مدیریت بهتر ریسک ها و در نتیجه سوددهی بیشتر برای یک سازمان می شود.

• شناسایی اهداف متضاد با سازمان

اجرا و دریافت گواهی IMS سردرگمی، افزونگی یا تضاد در اسناد را شناسایی می کند و همچنین اهداف متضاد با سازمان را آشکار می کند. علاوه بر این، IMS منجر به مدیریت منابع موثرتر می شود، که این امر عمدتاً با سپردن مدیریت سازمان به یک رهبر به جای انتصاب رهبران جداگانه برای هر سیستم مدیریتی، از جمله سیستم های دارای گواهی IMS انجام پذیر است.

• کاهش تکرار و بوروکراسی

یکی از مزایای سیستم مدیریت یکپارچه، حذف موارد تکراری بین رویه ها در سیستم ها می باشد. IMS به سازمان ها اجازه می دهد تا با مراجعه به رویه های جداگانه یا ایزو های مختلف، میزان اسناد و بوروکراسی ناشی از سازماندهی و کنترل کار را کاهش دهند.

• ممیزی های داخلی و خارجی موثر و کارآمد

IMS این مزیت را دارد که هزینه های صدور گواهینامه ایزو را از طریق ممیزی های صدور گواهینامه و حسابرسی های یکپارچه کاهش دهد. علاوه بر این، IMS همچنین امکان انجام ممیزی داخلی و خارجی را با وضوح و اثربخشی بیشتری فراهم می کند.

• ساده سازی فرآیند صدور گواهینامه

سه سیستم مدیریت (یا بیشتر) در یک سیستم ترکیب می شوند. در نتیجه صدور گواهینامه برای هر سیستم مدیریتی آسان تر خواهد بود.

• صرفه جویی در منابع انسانی

IMS مزایایی را از نظر منابع انسانی فراهم می کند زیرا می تواند فرهنگ شرکت را بهبود بخشد. IMS از منابع انسانی پشتیبانی می کند زیرا می تواند ارتباطات و اشتراک گذاری اطلاعات را در سطوح مختلف سازمانی بهبود بخشد.

• کاهش هزینه مدیریت

سود مالی یک شرکت یا سازمان به اهداف مالی اعطا توسط اجرای IMS اشاره دارد. ترکیب کردن ایزو ها می تواند به صرفه جویی مستقیم در هزینه از طریق کاهش هزینه حسابرسی و کاهش هزینه صدور گواهینامه منجر شود. از این حیث میتوان گفت پیاده سازی IMS منجر به صرفه جویی مستقیم در هزینه (از طریق کاهش هزینه حسابرسی، کاهش هزینه صدور گواهینامه) می شود.

• کاهش پیچیدگی مدیریت داخلی

IMS نه تنها هزینه سیستم مدیریت را کاهش می دهد، بلکه پیچیدگی مدیریت داخلی را نیز کاهش می دهد.
افزایش سازگاری فرهنگی
فرهنگ یک سازمان الگویی از باورها، ارزش‌ها و روش‌های آموخته‌ در مقابل تجربیاتی است که در طول تاریخ یک سازمان شکل گرفته است.
بهبود مستمر
داشتن گواهی نامه سیستم مدیریت IMS برای سازمان هایی که مایل به حرکت به سمت بهبود مستمر هستند مهم است، زیرا می تواند به سازمان ها کمک کند تا به طور کارآمد با مسائل کیفیت و محیطی به طور کارآمدتر و سیستماتیک مقابله کنند.
صرفه جویی در زمان
ادغام و یکپارچه کردن ISO ها می تواند باعث صرفه جویی در زمان و هزینه برای شرکت ها شود، این امر همچنین باعث صرفه جویی در زمان برای اتخاذ سایر گواهی ایزو می شود زیرا هدف مشترک تمامی استاندارد های ISO بهبود مستمر کسب و کار و فعالیت های یک شرکت است.

رضایت بیشتر مشتری

یک سری استانداردهای مرتبط با مدیریت کیفیت وجود دارد که یکی از عناصر آن گواهینامه سیستم مدیریت IMS است که در جهت ارزیابی و بهبود رضایت مشتری گام بر میدارد و راهنمایی هایی را برای برنامه ریزی، توسعه، پیاده سازی حفظ و بهبود فرآیندها برای افزایش رضایت مشتری ارائه می دهد.
افزایش انگیزه کارکنان
پیاده سازی IMS باعث ایجاد یک فرهنگ مثبت در شرکت نسبت به انگیزه کارکنان می شود. مزیت داخلی در سیستم مدیریت یکپاچه این است که می تواند انگیزه کارکنان را بهبود بخشد و تعارض بین عملکردی را کاهش دهد.
در نتیجه فواید داشتن گواهی IMS به صورت زیر میتوان خلاصه کرد:

• عملکرد کارکنان را بهبود میبخشد
• ریسک های سازمان و شرکت به طور موثر مدیریت می شوند.
• به طور مداوم نیازهای مشتری را برآورده می کند.
• یک محل کار امن فراهم میکند.
• اثرات مخرب زیست محیطی را به حداقل می رساند.
• سبب بهبود توانایی های یک سازمان برای انجام تعهدات مربوط به انطباق میشود.

نوین سرت از جمله شرکت های منتخب ارائه دهنده خدمات ایزو و صدور گواهینامه ده گام اصلی برای اجرای موفقیت‌آمیز IMS در سازمان به شما پیشنهاد می دهد:

1. برگزاری جلسات آموزشی برای آگاهی: برای ایجاد انگیزه در کارکنان و مدیران خود برای استفاده از سیستم جدید، برگزاری دوره آموزشی در شرکت بسیار توصیه می شود. آموزش جداگانه برای هر سطح از مدیران به شما کمک می کند تا به راحتی سیستم جدید را در هسته کسب و کار جاسازی کنید.
2. همسو کردن اهداف و خط مشی ها: گام دوم این است که چشم انداز، ماموریت و اهداف کسب و کار را با خط مشی مدیریت کیفیت/ خط مشی مدیریت ایمنی و بهداشت/ خط مشی مدیریت ریسک و هر خط مشی سیستم دیگری که قصد دارید با سیستم اصلی ادغام کنید، هماهنگ کنید. اینکار امکان پیشرفت هموارتر و ثبات بیشتر در اقدامات مربوطه را فراهم می کند.

4. تجزیه و تحلیل شکاف ها:

5. درک زمینه کسب و کار شما، شکاف داخلی در شیوه های انطباق موجود در مورد سیستم هایی که قرار است پیاده سازی شوند و الزامات موجود عملیات در سازمان ضروری است. شناسایی و مقایسه سیستم‌ها به ما کمک می‌کند تا بینشی در مورد نتیجه آن کسب کنیم و بهترین گزینه را انتخاب کنیم.
6. طراحی فرآیند: مجموعه ای از دستورالعمل ها، رویه ها، مستندات مربوط به هر مرحله ای که در طراحی فرآیند آمده است را یادداشت کنید. اینکار به درک و اجرای کل فرآیند بدون مشکل کمک می کند.
7. فرآیند پیاده سازی: زمان اجرا هر آنچه در مرحله چهار مستند کرده اید فرا رسیده است. می‌توانید یادداشت های خود را با بخش‌های مربوطه به اشتراک بگذارید تا فرایند پیاده سازی روان تری داشته باشید.
8. حسابرسی داخلی: می توانید بدون دردسر حسابرسی های داخلی را در سازمان انجام دهید. IMS به شما کمک می کند تا نه تنها خط مشی های انطباق را بررسی کنید، بلکه از اثربخشی آنها اطمینان حاصل کرده و شکاف های موجود در سیستم را پرکنید.
9. جلسه بررسی: پس از اجرای کل فرآیند لازم است آن را با مدیریت خود بررسی کنید. بررسی می تواند به شناسایی اهداف، میزان کسب نتایج از طریق سیستم، عملکرد فرآیند، بازخورد تیم، انطباق با سیستم و موارد دیگر کمک کند. برگزاری این جلسه می تواند برای درک و ترسیم اهداف و استراتژی های آتی سازمان حیاتی باشد.
10. تجزیه و تحلیل شکاف های پیش از صدور گواهینامه: این بار، تجزیه و تحلیل شکاف داخلی می تواند با اجرای IMS عمیق تر شود و می تواند بینش ارزشمندی در مورد فرآیندها و نتایج به دست از طریق آن ارائه دهد. همچنین به عنوان شکاف پیش از صدور گواهی برای تجزیه و تحلیل انطباق عمل می کند. تجزیه و تحلیل شکاف داخلی به شما ایده ای درباره نحوه انجام ممیزی گواهی نهایی برای کسب و کارتان ارائه می دهد.
11. اقدامات اصلاحی: سازمان برای صدور گواهینامه نهایی مطابق با تجزیه و تحلیل شکاف آماده است. موارد عدم انطباق با اقدامات اصلاحی در صورت نیاز ارائه خواهند شد و NC های قابل توجه باید همه بسته شوند.

12. ممیزی گواهی نهایی:

13. در این مرحله، سازمان امیدوار است برای ثبت نهایی گواهینامه آماده باشد.

هنگام ادغام چندین استاندارد ایزو (ISO) در یک سیستم، سازمان باید موارد خاصی را در نظر بگیرد:
1 به طور معمول از ISO 9001، 14001 و ISO45001 در یک گواهینامه سیستم مدیریت یکپارچه IMS استفاده میشود، اما فقط به این استانداردها محدود نمی شود. سازمان ها باید به دنبال اشتراکات بین ایزو های مختلف سیستم مدیریت برای پیاده سازی با هم باشند.

2. هر اقدامی که انجام می شود باید با هدف اساسی سیستم سازگار باشد، یعنی آیا به دستیابی یک طرح تجاری کمک می کند و آیا با اندازه و پیچیدگی سازمان مطابقت دارد؟ قبل از ایجاد رویه های مستند گسترده در صورتی که با فرهنگ و رویه های سازمانی همخوانی نداشته باشند، باید به دقت فکر کرد.

3. پیاده سازی IMS می تواند تأثیر قابل توجهی بر نحوه عملکرد و مدیریت فرآیندهای کسب و کار شرکت داشته باشد.

جمع بندی
سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) به ادغام یکپارچه چندین ایزو مختلف در یک سیستم مشترک اشاره دارد که الزامات هر یک از استانداردها را برآورده می کند. به طور کلی گواهینامه IMS یکپارچه سازی سیستم های مدیریتی را تشکیل می دهد که بر ایجاد، پیاده سازی، حفظ و بهبود مستمر ایزو ها (کیفیت، زیست محیطی، OH&S و ریسک) مطابق با الزامات هر استاندارد بین المللی متمرکز می باشد. رقابت در این صنعت به دلیل انقلاب صنعتی شدیدتر است.
سازمان هایی که بر سیستم مدیریت دلالت دارند میتوانند برای دریافت مدرک و گواهی نامه IMS خود قدام کنند. شما میتوانید مدرک و گواهی IMS خود را از نوین سرت بخواهید. نوین سرت تمام اسناد، بررسی ها، ممیزی ها و سوابق شما را در اسرع وقت بررسی میکند و در سریع ترین زمان ممکن گواهی IMS ، ایزو، CE و سایر گواهینامه های مورد نیاز شرکت و سازمانتان را در دستانتان قرار میدهد.

مطالعه مطالب زیر برای شما مفید خواهد بود :
روش گواهینامه ایزو معتبر
اخذ گواهینامه CE معتبر
انواع گواهینامه HSE معتبر
مدلهای گواهینامه آموزشی معتبر
مشاوره رایگان گواهینامه
کارشناسان نوین سرت این امکان را برای شما و تیمتان فراهم می‌کند که فرآیندها، خط‌مشی‌ها و رویه‌ها را به استاندارد مربوطه مرتبط کنید. شما میتوانید با تیم‌های مجرب نوین برای ایجاد تغییرات لازم در تماس باشید. این امر می تواند روند صدور گواهینامه شما را نیز تسریع کند.