خلاصه روش های اجرایی کنترل مستندات،روش اجرایی کنترل سوابق کیفی،روش اجرایی اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه ،روش اجرایی ممیزی داخلی ،روش اجرایی بازنگری مدیریت ،روش اجراییکنترل محصولات نامنطبق،روش اجرایی آموزش

سیستم مدیریت یکپارچه (IMS) شامل خط مشی، چارت سازمانی و نظامنامه است. هدف، حصول اطمينان از كنترل تمامي مدارك بوده ودر چهاربخش دسته‌بندی می‌شود. این بخشها به‌ترتیب شامل
1) مدل روش اجرایی (P)
2) دستور عمل کاری و آیین نامه‌ها (I)
3) فرمها و گزارشها (F)
و مستندات خاص بوده که بانماد‌های انگلیسی مشخص شده ،حرف اول نام لاتین موضوعات می‌باشند، قابل تشخیص هستند. حروف شامل “P,I,F” بوده که نشان‌دهنده‌ی سطح مستندات وعددها شامل بازه‌ی 01الی99 بوده ونشان‌دهنده‌ی شماره سریال مستندات می‌باشند.

‌‌اولین روش اجرایی، کنترل مستندات بوده کهمراحل این روش اجرایی بهترتیب شامل :«تهیه، تایید، تصویب، توزیع و انتشار، نگهداری وسرانجام تغییر، ابطال ومنسوخ شدن مستندات» پس ازپایان دوره‌ی اعتبار آنهاست.

روش اجرایی بعدی، روش کنترل سوابق کیفی باهدف تعيين تكليف سوابق كيفي ایجاد شده درسطح شرکت می‌باشد. فهرست كليه سوابق ومدت ‌زمان ومحل نگهداري هركدام ازآنها درفرم”فهرست سوابق” باکد (F-06) توضیح دادهمی‌شود. کلیه سوابق به2 صورت: باخط‌ خوانا یاتایپ‌ شده، وفایلهای رایانه‌ای ذخیره ونگهداری می‌شوند.

سومین روش اجرایی، اقدامات اصلاحی وپیشگیرانه باهدف تشريح روش‌هاي انجام اقدامات پيشگيرانه جهت حذف علل عدم انطباق‌هاي بالفعل وبالقوه بوده، همچنین پيشنهادات، انتقادات ونظرات طي فرم“پيشنهادات ،انتقادات ونظرات” باکد(07-F)و پس ازانجام هرگونه ممیزی داخلی وخارجی (اخذ گواهینامه یامراقبتی) گزارش عدم انطباق‌های مطروحه توسط مميزان به اطلاع نماينده مديريت مي‌رسد.

میتوان گفت روش چهارم، روش اجرایی ممیزی داخلی بوده وهدف ازآن، تشريح چگونگي برنامه‌ريزي واجراي مميزي‌هاي داخلي موثر بركيفيت، ایمنی، بهداشت ومحیط زیست می‌باشد.

روش بعدی، روش اجرایی بازنگری مدیریت باهدف بهبود مستمر وافزايش اطمينان ازكفايت واثر بخشي سيستم IMS درسطح شرکت بوده ودرمورد كليه اجزاي سيستم مديريت یکپارچه کاربرد دارد.روش كار: جلسات بازنگري مديريت سالی دوبار دردوره‌هاي شش‌ماهه برنامه‌ریزی وبرگزار مي‌گردد. نتايج اين جلسات، تصميماتي براي بهبود اثر بخشي سيستم براي دستيابي به اهداف سالانه مي باشد.

ششمین روش، روش اجرایی کنترل محصولات نامنطبق بوده وهدف آن جداسازی وتعیین تکلیف مناسب مواد وخدماتی که خارج ازالزامات قانونی، کارفرمایی واستاندارد هستند، می‌باشد. اگر محصولی غیر قابل قبول بود برای آن فرم”صورتجلسه محصول نامنطبق”باکد(018-F) تنظیم می‌گردد. درپایان، سه حالت داریم: یاکارفرما محصول را با عیوب مشخص‌شده می‌پذیرد، یانمی‌پذیرد ویا به‌شرط کاهش ‌قیمت محصول راقبول می‌کند. چنانچه هیچ‌یک ازین حالات امکان‌پذیر نباشد معدوم ‌سازی یاتخریب صورت می‌گیرد.

فرم های روش اجرایی آموزش

 درروش اجرایی هفتم تحت عنوان آموزش، هدف تشريح روش آموزش كاركنان جهت ارتقاء سطح دانش فنی پرسنل بوده.نظارت برعهده سرپرست واحد آموزش واجراء دردفتر مرکزی برعهده واحد آموزش می‌باشد. جلسات آموزشي Tool Box Meeting بايد حداقل هفته اي 1بار انجام شود تادر مورد نکات ايمني وبهداشتي صحبت شود وآگاهي کارکنان درمورد حوادث مرتبط افزايش يابد.بعلاوه، واحد آموزش درارتباط با برنامه‌هاي آموزشي نسبت به ارسال فرم نيازسنجی در دوماهه آخر هرسال اقدام می‌نماید.

با ما درارتباط باشید…