روش اجرایی کنترل مستندات را به آسانی میتوانید از این مقاله مطالعه بفرمایید.

هدف از ایجاد این روش ،كنترل تمامي مدارك و اطلاعات سيستم مديريت یکپارچه در كليه مراحل تهيه، تأييد، تصويب، ‌انتشار و توزيع، نگهداري،‌ بازنگري و تغيير،ابطال و منسوخ شدن مدارك است. در روش اجرایی کنترل مستندات سازمان می‌تواند تمامی مستندات ایجاد شده را رویت نماید و از بروز هرگونه خطا عمدی و سهوی تا حد امکان جلوگیری کند.

برای تهیه و تدوین روشهای اجرایی از افراد با سمتهای مربوطه استفاده می‌شود. برای تهیه و تدوین روش اجرایی کنترل مستندات نماینده مدیریت مسئول انجام کار می‌باشد. نماینده مدیریت بر تهیه و اجرای روش اجرایی کنترل مستندات نظارت می‌کند. همچنین مسئولیت اجرای این روش در سازمان بر عهده بخش سیستم مدیریت یکپارچه (IMS )است.

در سیستم مدیریت یکپارچه مستندات و روشهای اجرایی مستندات مرتبط‌ با استانداردهای ISO9001:2015 و ISO14001:2015 و OHSAS18001:2007 تدوین شده است. این مستندات شامل نظام نامه، روش‌هاي اجرايي، دستورالعملها و فرمها است. تمامی مستنداتی که در سازمان ایجاد می‌شود باید مراحلی را طی کنند تا اعتبار لازم را داشته باشند.

خط مشی سازمان تنها مستندی است‌ که تماما توسط مدیرعامل طراحی و تصویب می‌شود. خط مشی نمایانگر برنامه‌ها و اهداف کلی و کلان سازمان است‌ که مدیرعامل کاملا به آنها اشراف دارد.

نظامنامه سیستم مدیریت یکپارچه مستندی است‌ که نماینده مدیریت آن را بصورت پیش‌نویس تهیه می‌کند ولی شخص مدیر عامل باید آن را تصویب کند. در سایر روش های اجرایی نیز هر یک از مدیران بخش مربوطه پیش نویسی از روش اجرایی، فرمهای موردنیاز یا دستورالعملها تهیه می‌کنند. این پیش نویسها پس از بررسی توسط نماینده مدیریت و اشکال زدایی و تایید، برای تصویب نهایی به مدیرعامل ارجاع می‌شود. در جدول زیرروند تهیه مستندات بطور کامل بیان شده است.

مستندات ایزو

تمامی مستنداتی‌ که به‌ تصویب مدیرعامل می‌رسد و نهایی می‌شوند در فرم فهرست مستندات معتبر با کد F-01 (این نحوه کدگزاری به عنوان مثال و برای درک بهتربیان شده است، شما می توانید از کدگزاری مخصوص سازمان خوداستفاده نمایید)ثبت می‌شوند. این فرم فهرست مستندات به صورت مرجع عمل می‌کند و شما می‌توانید به راحتی هر مستندی را که نیازدارید بیابید.

همچنین در این فرم فهرست مستندات ،گیرندگان هر کدام از مستندات مشخص هستند و در صورتی که مستندی به روزرسانی شود به راحتی می‌توان از دارندگان نسخ درخواست تعویض نسخه جدید با نسخه قدیمی مستندات را داشت. همچنین در این فرم فهرست مستندات زمانی که فرمی بروزرسانی گردد تمامی افراد مربوطه مستندات جدید را دریافت می‌کنند و از استفاده از نسخه های قدیمی و نامعتبر جلوگیری می‌شود.

در این فرم تاریخ بازنگری برای هر مستند در صورت بروزرسانی و ایجاد تغییرات یاداشت می‌گردد.

فرم فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه به صورت زیر است و در آن نام  و کد مستند بیان شده است. در فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه که دراینجا با F-01 مشخص شده است نسخه مورد استفاده این فهرست را نیز مشخص می‌کند.

اصل گواهینامه

زمانیکه مستندات تهیه شد ودر فرم فهرست مستندات طبقه بندی شد بایددر اختیار بخشهای مربوطه قرارگیرد. توزيع مستندات در فرم توزیع مستندات باکد F-02 (لازم به یادآوری است کدگزاریها صرفا برای مثال می‌باشد)یادداشت میگردد. دراین فرم نام فرد تحویل گیرنده مستندات وتاریخ تحویل بیان می‌شود.

مستندات معتبر بایددارای مهر آبی رنگ اعتباردارند باشد ودر صورتیکه مستندی اعتبار ساقط شد بایدروی آن مهر قرمز اعتبارندارد درج شود.

مستندات منسوخ شده نیزدر فرم فهرست مستندات منسوخ شده باکد F-03 (خاطرنشان می‌شودکه شمامی‌توانیدازهمین کدگزاری یاکدگزاری مخصوص سازمان خوداستفاده نمایید)نوشته می‌شودتا ازبروز مشکل دراستفاده سهوی ازمستندات جلوگیری می‌شود.

در فهرست مستندات منسوخ شده نام مدرک وکد مدرک منسوخ شده یادداشت می‌شود.همچنین ممکن است خوداین فرم نیزتغییراتی داشته باشدکه بایددر فرم جدید فرم منسوخ شده ثبت گردد.

استفاده‌از روش اجرایی کنترل  درسازمان بسیار پراهمیت است. درواقع روش اجرایی کنترل مستندات گام نخست‌در پیاده سازی سیستم مدیریت یکپارچه درسازمان می‌باشد.

برای دانلود کامل روش اجرایی کنترل مستندات کلیک بفرمایید.

مطالعه مقالات زیر بشما پیشنهاد میگردد :

مراحل اخذ ایزو

هزینه دریافت ایزو

شرایط اخذ ایزو برای شرکتها

ایزو

شرکتهای معتبر گواهینامه ISO

متقاضیان گواهینامه ایزو ،در گوگل اینگونه جستجو مینمایند :

 دانلود روش اجرایی  ، پیاده سازی روش اجرایی  مستندات ، کنترل مستندات در ایزو ، پیاده سازی ایزو ، سیستم مدیریت یکپارچه ، پیاده سازی سیستم مدیریت یک پارچه ، فهرست مستندات سیستم مدیریت یکپارچه