مشاوره ایزو

در خصوص نیازموسسات و سازمانها به مشاوران و کارشناسان سیستم‌های مدیریت ISO، می‌توان اشاره کرد که اگرچه فدراسیون جهانی ایزو ، که الزامات خود را برای هر استانداردی منتشرنموده است اما این الزامات مانند یک کتاب قانون هستند ، که سازمانهای مختلف برای استفاده درست و بهینه از این قوانین نیازمندمشاوران هستند که علاوه ‌بر آشنایی با این الزامات ، از قوانین و مقررات جانبی موردنیازاستقرار ،مدلهای پیاده‌سازی هر یک از بندهای استاندارد و تکنیکهای تحلیلی به خوبی اطلاع داشته باشند. به زبان ساده میتوان گفت که استقر ار این استاندارهای به سه فازشناخت ،مستندسازی و سابقه سازی تقسیم می‌شوند.

مشاوره ایزو(ISO) و نحوه استقرار آن شامل سه فاز اصلی است که ‌در ادامه به ان اشاره خواهیم کرد:

فاز اول ISO :  شناخت

در این فازمشاوران موظفند تا وضعیت و شرایط کنونی سازمان را با الزامات استانداردمورددرخواست ،جستجو و گزارش میزان تطابق موسسه با نیازهای مشتریان را ارزیابی نمایند و درنهایت ،اولویت‌های طراحی سیستم و مشکلات و معضلات موجود را به کارفرما ارئه نمایند.

در بسیاری از موسسات به صورت ویژه در مجموعه هایی که قدرت تولیددارند ،بخشی از الزامات استاندارد به صورت روتین رعایت می‌شود اما کاربران و پرسنل کاری با توجه به عموم آگاهی از این استانداردها به این امرمهم واقف نیستند، بنابراین فازشناخت برای داشتن یک برنامه منظم، منسجم و دقیق حائز اهمیت می‌باشد. مهمترین نکته از فاز شناخت و شناشایی فرآیندهای سازمانی می‌باشد.

.انتخاب نماید ISO هر سازمانی نیازمند مشاوره ایزو ،لازم است از یک کارشناس آگاه، مجرب و با تجربه جهت پیاده‌سازی 

فاز دوم: مستندسازی ISO

این فاز معمولا به دو بخش عمومی و فنی تقسیم می‌شوند. در بخش عمومی، مشاوران موظفند تا الزاماتی که برای استقرار خود تیم‌ها نیاز دارند را ایجاد کنند که این الزامات شامل مستنداتی میباشد که عبارتند از:

1- خط مشی

2- تمام روش کنترل مستندات ومواجهات

3- روشهای اقدام پیشگیرانه

4-عمده روش اقدام اصلاحی

5- اکثر روش کنترل سوابق

6- تمامی روش ممیزی داخلی

7- مدلهای روش تعیین اهداف وبرنامهای سازمان

8- انواع روش برگزاری جلسات بازنگری مدیریت

9- مدارک روش جمع‌آوری داده‌ها

10- تحلیل اطلاعات بصورت نظامند

در بخش فنی مشاوران ،علاوه بر دانش فنی خود نیازمندهمراهی و پشتوانه کامل موسسه میباشد ، چون در این بخش مستندات تخصصی سازمان تهیه می‌شود که شامل:

a- روشهای تولید، طراحی و برنامه ریزی سازمانی

b- افزایش روش‌های کنترل کیفیت از مواد اولیه محصول نهایی

c- کاهش روش‌های نگهداری و انبارداری

d- نحوه روش‌های خرید

e- انواع روش‌های فروش و ارائه خدمات به مشتریان

f- راهکارهای روش‌های مدیریت منابع انسانی و مدیریت دانش

g- عمدتا روش‌های ارتباط با مشتریان

h-آسیب  روش‌های پشتیبانی محصولات و خدمات

j- سبب روش‌های ردیابی محصول

البته الزامات عمومی به تناسب استاندارد موردنیازسازمان‌ها قابل تغییر می‌باشند و بنا به سلیقه و نیازموسسه متقاضی متفاوت است.

موسسات و سازمانهایی که متقاضی مشاوره ایزو هستند ، باید توجه داشته باشند که فاز مستندات سازی از این جهت حائزاهمیت است که هر آنچه در مرحله مستندسازی تهیه و تدوین می‌گردد ،معیارخواهد بود و پس از اتمام مستندسازی ،کلیه فرآیندها موظفند تا فعالیتهای خود را براساس روش‌های تدوین شده انجام دهند.

فاز سوم: سابقه سازی

در این فاز از مشاوران ایزو ،صاحبان کسب و کارلازم است شروع به انجام اموراداری براساس روش‌های اجرایی وتهیه سوابق مطابق باروشهای تهیه شده ،نمایندوبصورت کلی، تازمانیکه یک فرم هنوزتکمیل نشده، سند نامیده می‌شودوزمانیکه تکمیل شودوتحقق یابد ،بسابقه تبدیل میگردد. درخصوص سوابق ،نحوه نگهداری ،دوره نگهداری ومسئول نگهداری اهمیت ویژه‌ای دارند.

دراین فاز مشاوران ایزو بادونوع سوابق فنی وسوابق عمومی، درست مانند فاز مستندسازی مواجه هستیم‌ ؛سوابق عمومی شامل:

١- تمامی سابقه ممیزی داخلی

٢-اکثرا سابقه تحلیل داده

٣- عمدتا سابقه بازنگری مدیریت

۴- سابقه های  اهداف وبرنامهای مدیریتی

۵- اقدامات اصلاحی وپیشگیرانه نامنطبق

سوابق فنی شامل:

١- راهکار سابقه تولید

٢- انواع سابقه کنترل کیفیت

٣- مدلهای سابقه انبار

۴- عمدتا سابقه آموزش

۵- پیشرفت سابقه کنترل محصولات

۶- روشهای سابقه نظرسنجی ازمشتریان

٧- اطلاعات سابقه شکایت مشتریان

موسسات باسپری کردن این سه فاز مشاوره ایزو،آمادگی ثبت وصدورگواهینامه ایزو راپیدا می‌کنند ،دراین مرحله باتوجه بشرایط خود ،یک شرکت گواهی دهنده معتبر راانتخاب نموده وممیزی سوم شخص راجهت ثبت وصدور گواهینامه انجام دهند.

ISO هرسازمانی نیازمند مشاوره ایزو ،لازم است ازیک کارشناس آگاه، مجرب وباتجربه جهت پیاده‌سازیانتخاب نماید . 

گواهینامه ایزو

مهمترین نکته‌ای که مشاوران وکارکنان وکارفرمایان بایدبدان توجه کنند ،هرسازمانی نیازمند مشاوره ایزو ،لازم است ازیک کارشناس آگاه، مجرب وباتجربه جهت پیاده‌سازی ISO انتخاب نمایدتابابررسی پارامترهایی مانند مقیاس کاری سازمان ،زمینه فعالیت ،شرایط وامکانات ،فرهنگ سازمانی ،توجه ویژه‌ای نماید.

جهت مشاوره ISO ،سازمان متقاضی اخذ گواهی نامه ،یکی ازمدیران خودرابعنوان نماینده مدیریت منصوب میکند. نماینده مدیریت منهای دیگرمسئولیت های خود ،اختیارات ذیل رانیزداراست:

• حصول اطمینان ازفرآیندهای موردنیازجهت مشاوره ISO والزامات استانداردبین المللی درجهت طراحی ،پیاده سازی واجرای ایزو
• گزارش دهی بمدیریت ارشددرموردعملکردسیستم مدیریتی برای مشاوره ایزو وپیاده سازی ISO
• ارتباط باطرف های برون سازمانی درموردموضوعات مربوط بمشاوره ایزو

توجه عمیق به مشاوره ایزو ،هماننداهرم فشارسیستم های مدیریتی ،موسسه راحرکت داده ومسیرفعالیت های شرکت را در مسیرفرضی از سوی مشاوره ایزو قرارخواهدداد. بعبارتی موسسه درمسیرسیستم مشاوره ایزو قرارمیگیردوهمین امرمانع ورودسلیقه پرسنل کاری و عقایدمدیران و مسئولین سازمان خواهدشد.

نوین سرت بابهرهگیری ازکادری مجرب وباتجربه درجهت مشاوره ایزو بموسسات بزرگ وکوچک، تجربه کافی را در حیطه مشاوره ایزو داراست. جهت کسب اطلاعات بیشترلطفاحتما بدین نکته دقت فرمایید کمشاوره اولیه در نوین سرت کاملارایگان بوده و مشاوران تمام اطلاعات را در اختیار شماقرارخواهندداد. جهت کسب اطلاعات بیشتر، باشماره های ماتماس فرمایید. راه‌های ارتباطی ما در قسمت ارتباط با ما ذکر گردید است. مجموعه ما متشکل از کارشناسان و مشاوران حیطه ISO بوده وشماراتاتحقق اهدافتان یاری خواهدکرد.

نویسنده مقاله: ترک زاد