روش اجرایی کنترل سوابق کیفی را در این مقاله میخواهیم بررسی کنیم.

هدف ازتبیین این روش اجرایی، كنترل سوابق مستندات شركت است تابتوان به راحتی مستندات راشناسايي‏، جمع‌آوري، ثبت وشماره‌گذاري، بايگاني، نگهداري وتعيين تكليف نمود.

نماینده مدیریت برتهیه واجرای این روش اجرایی نظارت می‌کند. همچنین مسئولیت اجرای این روش درسازمان بر عهده بخش سیستم مدیریت یکپارچه است.

بااستفاده از روش اجرایی کنترل سوابق کیفی می‌توان براجرای صحیح عملیات، مطابقت خدمات ومحصولات ارائه شده باالزمات مشخص شده وارزیابی تاثیر سیستم مدیریت یکپارچه درسازمان نظارت داشت.

تمامی سوابق درواحد بایگانی نگهداری می‌شوند. شما می توانید برای بایگانی مستندات خود نیز از دستوالعمل بایگانی مستندات استفاده نمایید. درفرم “فهرست سوابق” تمامی سوابق مستندات موجود در سازمان، نحوه نگهداری آنها که ممکن است این نحوه نگهداری به صورت فیزیکی یا الکترونیکی باشد، مدت زمان ومحل نگهداري هركدام ازآنها توضيح داده مي‌شود. فرم “فهرست سوابق” باکد F-06 (این کدگذاری به عنوان نمونه بوده و شما میتوانید از کدگذاری مختص سازمان خود استفاده نمایید) دردرسترس است.

دراین فرم نام هرمستند وسوابقی که درسازمان استفاده می‌شود، نحوه نگهداری سابقه‌که به‌صورت فیزیکی یاالکترونیکی است ومحل نگهداری‌که بایگانی یاسیستم سازمان است مشخص میگردد. زمان نگهداری نیز بایددر این فرم نوشته شود.

برای اجرای هرچه صحیح‌تر روش اجرایی کنترل سوابق کیفی تمامی پرسنل موظف هستندکه سوابق مستنداتی راکه تهیه میکنند نگهداری کنند وبه بایگانی تحویل نمایند.

برای بایگانی مستندات نیزدستوالعمل هایی وجود داردو مستندات بایدبه گونه‌ای بایگانی شوندکه به‌راحتی قابل دسترسی باشند. ممکن است برخی ازمستندات فقط تاچندسال نیازبه نگهداری داشته باشند وبعد ازگذشت مدت زمانی بتوان آنهارا امحا کرد. اما برخی مدارک ومستندات راباید تازمانی که سازمان وجود دارد ویا حتی بعداز آن نگهداری کرد. زمانیکه مدارکی نیاز باشد امحا شوداین کار باید درحضور نماینده مدیریت انجام گردد.

تمام کلیه مدیران وکارکنان بایداصول زیربرای ثبت وضبط مستندات رارعایت نمایند.

•  مستندات بایددرپروندهای مربوطه درهر بخش ذخیره ونگهداری شوند.
• عمده و کلیه سوابق بصورت تایپ  ويا باخط خوانا وقابل استفاده، نوشته شود.
• اکثرا كليه سوابق به‌صورت تفكيك و درمحل های مناسب نگهداري مي‌شودكه امكان مفقود شدن‏ خرابي وضايع‌شدن آنهابه حداقل برسد.
• اکثر کلیه سوابق که‌بصورت فایلهای الکترونیکی نگهداری می‌گردند بایستی طبق فهرست سوابق کیفیتBACK UP گیری شده واطلاعات سوابق درحافظه‌های مجزا ازقبیل هاردهای جانبی ویا CD هاو یاسایر حافظه های جانبی ضبط ونگهداری گردند.

دانلود روش اجرایی

برای دانلود روش اجرایی کنترل سوابق کیفی به صورت کامل، لطفا روی لینک زیرکلیک کنید

متقاضیان پیاده سازی ایزو ،درگوگل اینگونه جستجو مینمایند : روش اجرایی کنترل سوابق کیفی ، روش اجرایی کنترل سوابق کیفی در ایزو، پیاده سازی ایزو، نگهداری مستندات در استاندارد ایزو ، مرکز مشاوره و اطلاع رسانی نوین سرت ، ایزو ، iso

مطالعه مقالات زیربه شماپیشنهاد میگردد:

شرکتهای معتبر گواهی دهنده ایزو

لیست شرکت های cb در ایران

صدور گواهی ایزو

ایزو

هزینه اخذ ایزو

گواهینامه ایزو 14001